Com base em quase 200 estudos científicos publicados sobre reuniões no local de trabalho, uma equipe de psicólogos compôs recomendações que permitem aproveitar ao máximo as reuniões de trabalho em equipe. As recomendações incluem providências a serem tomadas antes de a reunião começar, conforme ela acontece e depois de concluída.

Joseph Mroz e Joseph Allen (Universidade de Nebraska Omaha) e Dana Verhoeven e Marissa Shuffler (Universidade de Clemson) afirmam ter encontrado muitas pesquisas e conclusões sobre reuniões corporativas, mas que muito pouco das orientações resultantes têm aparecido na literatura de negócios.

Os estudos e experimentos mostram que, nas circunstâncias adequadas, as reuniões podem fornecer um espaço para o pensamento criativo, a resolução de problemas, a discussão construtiva e a geração de ideias. Ainda assim, o grande volume de pesquisas feitas entre funcionários confirma a noção geral de que a maioria das reuniões é ineficiente, apesar dos recursos organizacionais dedicados a elas, incluindo tempo, salários, recursos mentais e tecnologia.

Em seu relatório, a equipe destaca os ingredientes certos para boas reuniões, incluindo como as pessoas podem se preparar para ter êxito na reunião, como certos aspectos das reuniões podem torná-las um sucesso ou um fracasso e como o que acontece depois de uma reunião pode melhorar os resultados da equipe.

Providências antes da reunião

• Avalie as necessidades atuais: As reuniões devem envolver a resolução de problemas, tomada de decisão ou discussão substantiva. Elas não devem ser feitas para compartilhar informações rotineiras ou não urgentes.
• Circule uma agenda para a reunião: Ter uma agenda torna as prioridades da reunião claras para todas as partes interessadas e permite que os participantes se preparem antecipadamente.
• Convide as pessoas certas: Os líderes devem saber responder qual é o objetivo da reunião e quais especialistas podem ajudar a equipe a atingir esse objetivo específico.

7 passos para uma reunião eficaz

1. Tenha claros seus objetivos com a reunião

Antes de agendar uma reunião e convocar outras pessoas, tenha muito claro qual seu objetivo com este compromisso. Faça perguntas a você mesmo, como:

Qual problema desejo resolver? O que eu desejo discutir nesta reunião?

2. Defina uma pauta de assuntos que devem ser tratados

Ao enviar o convite da reunião para os integrantes, procure enviar um pequeno resumo dos seus objetivos e a pauta com os assuntos a serem discutidos. Isto ajuda a equipe a já ir pensando em possíveis soluções, fazendo com que o encontro seja mais produtivo e não se perca tempo com explicações.

3. Defina um tempo para tratar cada assunto

A ordenação das prioridades e controle do tempo por assunto evita que a equipe disperse falando de temas não relacionados, e também ajuda os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.

4. Escolha as pessoas mais indicadas para tratar dos assuntos propostos

Ao definir a pauta da reunião, pense quais são as pessoas mais indicadas para tratar de cada assunto. Avalie o conhecimento, a capacidade e a experiência destes envolvidos. Procure chamar somente as pessoas envolvidas no problema, e aquelas que de fato podem ajudar a resolvê-lo.

5. Evite distrações e se atente ao horário e tempo de duração

Antes de começar a reunião, faça uma breve introdução e deixe claro que o foco é seguir a pauta e por isso o tempo será controlado. Quanto maior a equipe, maiores as chances de dispersão. Por isso, o líder precisa ter pulso firme para garantir que todos estejam atentos e focados no objetivo principal.

6. Defina um plano de ação

Uma reunião normalmente é realizada para que um problema seja resolvido, e a resolução deste problema pode requerer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas.

7. Complemente a pauta da reunião

Durante ou após o término da reunião, abra a pauta que foi criada com os assuntos e faça os registros sobre o encontro. 

Depois da reunião

Faça uma ata: Atas das reuniões servem como um registro das decisões que foram tomadas, um plano de ação para as próximas etapas e um resumo das funções e responsabilidades designadas. Essa etapa também informa as pessoas que não puderam comparecer à reunião, mas precisam das informações.

• Busque feedback: O feedback pode ajudar a estruturar e a traçar o conteúdo de futuras reuniões. Em particular, os líderes podem identificar problemas da reunião para aumentar a satisfação dos participantes.
• Olhe para a frente: Para aproveitar os progressos realizados durante a reunião, as partes interessadas devem pensar em ações futuras, acompanhamento e resultados imediatos e de longo prazo da reunião.

Texto adaptado, disponível em: www.dentalis.com.br/blog/top-10-dicas-de-como-fazer-uma-reuniao-de-trabalho-em-equipe