Como gestor de projeto de uma iniciativa importante, você tem a responsabilidade de planejar e apresentar a reunião inicial de projeto. Da mesma forma, ao fazer os preparativos de um programa de grandes dimensões, você provavelmente também será responsável por conduzir a reunião inicial para esse conjunto de trabalhos, embora os líderes dos projetos individuais possam ajudar apresentando suas respectivas informações. 

Se você nunca planejou uma reunião inicial, não se preocupe! Veja a seguir dez etapas para realizar uma reunião inicial com sucesso. 

1. Prepare-se para a reunião 

O primeiro passo para realizar uma reunião inicial de projeto consiste em decidir quem precisará participar e qual será a sua duração. O nível, bem como os detalhes da preparação, dependerá da formalidade da reunião: serão convidados membros da liderança executiva ou parceiros externos, ou será apenas um encontro informal com o núcleo da equipe de projeto? À medida que você se prepara para a reunião: 

2. Faça as devidas apresentações 

Se esta for a sua primeira reunião com a equipe de projeto, é provável que alguns colegas ainda não tenham trabalhado juntos. Comece a reunião fazendo as devidas apresentações ou com algumas perguntas para quebrar o gelo, para que todos tenham a oportunidade de se conhecer. 

3. Comece pela finalidade do projeto 

Estas são as questões mais importantes sobre as quais deve-se entrar em acordo durante uma reunião inicial de projeto: o que está sendo trabalhado e qual é a importância disso. 

Ao compartilhar qual é a finalidade do seu projeto, dedique um tempo para explicar como o projeto se relaciona com as metas mais amplas da empresa. Responda a perguntas do tipo: “Por que vamos trabalhar neste projeto?” e “Para o que estamos trabalhando com isto?” Mais tarde, durante a reunião, você terá a oportunidade de se aprofundar nos detalhes e em fluxos de trabalho específicos do projeto, mas compartilhar a finalidade do projeto no início da reunião é a melhor maneira de deixar todos na mesma página.

4. Compartilhe o plano do projeto 

De maneira ideal, o plano do projeto já deve ter sido compartilhado junto com a pauta, para que os membros da equipe possam lê-lo antes da reunião. Durante a reunião inicial de projeto, não é necessário abordar cada detalhe do plano do projeto. Em vez disso, concentre a sua atenção nas informações mais importantes, como o cronograma, os marcos mais importantes e os principais entregáveis do projeto. 

5. Descreva o escopo do projeto 

Uma das coisas mais importantes a serem discutidas enquanto grupo é o que o escopo inclui e, igualmente importante, não inclui. Certifique-se de que todos tenham as mesmas expectativas, para que não haja surpresas de última hora nem mudanças nos entregáveis conforme o projeto avança. Esclarecer o escopo do projeto com antecedência e com frequência é a melhor maneira de evitar desvios de escopo, que podem atrasar ou até mesmo arruinar o seu projeto. 

6. Defina as funções e responsabilidades no projeto 

Talvez isso não seja necessário para um projeto interno de fácil compreensão, mas se a sua equipe de projeto nunca trabalhou em conjunto ou se estiverem trabalhando com um parceiro externo, assegure-se de que todos estejam cientes das funções e responsabilidades de cada um. Quem é a principal pessoa de contato para o projeto? Esse projeto inclui um patrocinador ou líder executivo? Há um aprovador ou grupo de aprovadores específico? 

7. Compartilhe onde será feito o acompanhamento das atualizações em tempo real e das informações do projeto 

Quando todas as informações do seu projeto estão centralizadas em um local de fácil acesso, a sua equipe consegue rapidamente encontrar os documentos necessários, obter atualizações instantâneas, consultar os marcos relevantes e ficar a par dos entregáveis do projeto. 

8. Reserve um tempo para as perguntas 

Após a reunião inicial, podem surgir dúvidas sobre o conteúdo apresentado, como o escopo do projeto ou as expectativas com relação às tarefas. Por esse motivo, é fundamental reservar tempo suficiente para responder a todas as perguntas ao final da reunião. […] 

9. Descreva as próximas etapas 

A última parte da reunião inicial de projeto deve responder a esta pergunta: “O que vem a seguir?” A essa altura, é necessário deixar claro onde o trabalho será documentado, além de rever as coisas a fazer que foram registradas durante a reunião. Também pode ser útil descrever rapidamente o que a equipe fará primeiro. 

Esclareça onde e como serão compartilhadas as atualizações de status do projeto. […]

10. Tarefas a realizar após a reunião 

Parabéns, a reunião terminou! Depois do encerramento, peça à pessoa que tomou notas para compartilhá-las no projeto comum a todos. Se o encontro foi on-line, não se esqueça de também compartilhar a gravação e a transcrição da reunião, se houver. Por último, certifique-se de que todas as coisas a fazer tenham sido registradas e devidamente atribuídas aos membros pertinentes. 

Após a reunião inicial 

Depois de realizar a reunião inicial de projeto, poderá dar-se início aos seus trabalhos. Dispor de um único ponto de referência e colaboração, como uma ferramenta de gestão do trabalho, é a melhor maneira de manter o alinhamento e a clareza da equipe nas fases seguintes. Ao compartilhar num só lugar todo o trabalho, atualizações de status e mensagens, você deixará a sua equipe sempre a par de tudo.

Texto adaptado, disponível em: https://asana.com/pt/resources/project-kickoff-meeting